Podpisywanie dokumentów
Podpis elektroniczny FLATFLOW pozwala podpisywać umowy, protokoły i inne dokumenty bez drukowania i spotkań. Ty podpisujesz dokument w momencie wysłania, a odbiorca robi to jednym kliknięciem - przez link z e-maila, bez zakładania konta.
W tym artykule przeczytasz:
- Czym jest podpis elektroniczny w FLATFLOW?
- Jak wysłać dokument do podpisu?
- Jak odbiorca podpisuje dokument?
- Dalsze kroki
Czym jest podpis elektroniczny w FLATFLOW?
FLATFLOW korzysta z podpisu typu SES (Simple Electronic Signature). Każde podpisanie zostawia na dokumencie trwałą stopkę z danymi podpisu: kto podpisał, dokładną datą i godziną oraz adresem IP podpisującego. Korzystanie z usługi nie wymaga żadnych dodatkowych opłat.
Postęp podpisywania widzisz na liście dokumentów w kolumnie "STATUS PODPISU":
- "NIEPODPISANY" - dokument nie został jeszcze wysłany do podpisu,
- "WYSŁANY DO PODPISU" - dokument czeka na pierwszy podpis,
- "PODPISANY CZĘŚCIOWO" - część osób już podpisała,
- "PODPISANY" - podpisali wszyscy podpisujący.
Podpis elektroniczny FLATFLOW zapewnia formę dokumentową, która skutecznie podpisuje większość dokumentów. Nie korzystaj z niego jednak przy umowach wymagających formy pisemnej (z własnoręcznym podpisem), np. umowie najmu na okres dłuższy niż 12 miesięcy, umowie najmu okazjonalnego i instytucjonalnego, umowie poręczenia czy wekslu - pełną listę zobaczysz podczas aktywacji usługi.
Jak wysłać dokument do podpisu?
W poniższym przykładzie aktywujemy usługę podpisu elektronicznego, a następnie wyślemy do podpisu umowę najmu zapisaną w dokumentach właściciela. Aktywacja usługi wymaga zapoznania się z Polityką prywatności oraz akceptacji Regulaminu podpisu elektronicznego.
Aktywuj usługę podpisu elektronicznego
Przejdź do ustawień podpisu elektronicznego i aktywuj usługę - bez niej dokumenty nie mogą być wysyłane do podpisu.
Jak odbiorca podpisuje dokument?
Każdy odbiorca otrzymuje e-mail z indywidualnym linkiem do strony podpisu. Link jest ważny przez 72 godziny od wysłania dokumentu i nie wymaga logowania do FLATFLOW - odbiorca nie musi mieć konta w systemie.
Odbiorca otwiera stronę podpisu
Strona podpisu pokazuje podgląd dokumentu dokładnie w takiej formie, w jakiej zostanie podpisany. Odbiorca może dokument podpisać przyciskiem "PODPISZ" lub odrzucić przyciskiem "ODRZUĆ".
O każdym podpisaniu lub odrzuceniu dokumentu FLATFLOW poinformuje Cię powiadomieniem. Jeśli dokument został podpisany poza systemem (np. odręcznie), możesz też ręcznie oznaczyć go jako podpisany opcją "Oznacz jako podpisany" w menu dokumentu.
Dalsze kroki
Dokument do podpisu przygotujesz najszybciej, generując go bezpośrednio w FLATFLOW - zobacz, jak działa generowanie dokumentów oraz jak przygotować szablony dokumentów, które same uzupełniają dane najemców i właścicieli. Wysłanie dokumentu do podpisu możesz powtórzyć w dowolnym momencie - nowa wysyłka rozpoczyna rundę podpisów od nowa.