Pierwsze kroki dla zarządców
Poznaj podstawowy obieg pracy zarządcy w FLATFLOW - od dodania właściciela z umową o zarządzanie i jego nieruchomością, przez najemcę, po pełne rozliczenie obu stron: opłaconą należność najemcy i opłacone zobowiązanie wobec właściciela.
W tym artykule przeczytasz:
- Zanim zaczniesz
- Krok 1 - dodaj właściciela z umową i nieruchomością
- Krok 2 - dodaj najemcę z umową najmu
- Krok 3 - odnotuj zobowiązanie wobec właściciela
- Krok 4 - wystaw należność najemcy
- Krok 5 - opłać należność najemcy
- Krok 6 - opłać zobowiązanie wobec właściciela
- Dalsze kroki
Zanim zaczniesz
Ten przewodnik dotyczy oddziału skonfigurowanego w trybie "Zarządzanie" - czyli sytuacji, w której prowadzisz najem w imieniu innych właścicieli. FLATFLOW udostępnia wtedy dodatkowe moduły: bazę właścicieli, umowy o zarządzanie oraz zobowiązania, którymi rozliczasz się z klientami.
Rozliczenia zarządcy działają dwustronnie: od najemców przyjmujesz wpłaty za wystawione należności, a właścicielom przekazujesz wypłaty za zaksięgowane zobowiązania. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez pełny cykl.
Oddział wybierasz (lub tworzysz) w menu w prawym górnym rogu aplikacji. Jeśli dopiero konfigurujesz konto, przeczytaj najpierw artykuł Dodawanie oddziału.
Wynajmujesz własne mieszkania? Przejdź do bliźniaczego przewodnika Pierwsze kroki dla właścicieli, w którym nie ma modułu właścicieli ani zobowiązań.
Krok 1 - dodaj właściciela z umową i nieruchomością
Właściciel to Twój klient - osoba lub firma, w której imieniu zarządzasz nieruchomością. Formularz dodawania właściciela w jednym przejściu tworzy komplet: profil właściciela, umowę o zarządzanie oraz jego nieruchomość.
Otwórz formularz dodawania właściciela
Przejdź do zakładki "Właściciele" i kliknij "DODAJ WŁAŚCICIELA", aby otworzyć formularz dodawania.
Wynajmujesz mieszkania właścicieli pokój po pokoju? Wybierz dla nieruchomości formę najmu "Na pokoje" - każdy pokój otrzyma wtedy własnego najemcę, czynsz i status obłożenia. Więcej w artykule Wynajem na pokoje.
Krok 2 - dodaj najemcę z umową najmu
Najemcę najlepiej dodać od razu z umową - FLATFLOW połączy wtedy osobę, warunki finansowe i nieruchomość właściciela w jeden komplet, na którym oprze wszystkie rozliczenia.
Otwórz formularz dodawania najemcy
Przejdź do zakładki "Najemcy" i kliknij "DODAJ NAJEMCĘ", aby otworzyć formularz dodawania.
Krok 3 - odnotuj zobowiązanie wobec właściciela
Zobowiązania to kwoty, które jako zarządca musisz przekazać właścicielom lub spółdzielniom - np. czynsz zebrany od najemcy, pomniejszony o Twoje wynagrodzenie. W poniższym przykładzie zaksięgujemy zobowiązanie ze stałą kwotą.
Otwórz formularz nowego zobowiązania
Przejdź do zakładki "Zobowiązania" i kliknij przycisk "ODNOTUJ ZOBOWIĄZANIE".
Comiesięcznych zobowiązań nie musisz księgować ręcznie - skonfiguruj zobowiązanie cykliczne, a FLATFLOW będzie tworzyć je automatycznie w dniu, który wskażesz. Dowiedz się więcej z artykułu Zobowiązania cykliczne.
Krok 4 - wystaw należność najemcy
Należność to dokument płatności - np. faktura za czynsz - który FLATFLOW wystawia najemcy i którego termin sam pilnuje. W poniższym przykładzie wystawimy najemcy fakturę za czynsz najmu.
Otwórz formularz wystawiania należności
Przejdź do zakładki "Należności" wybranego najemcy i kliknij przycisk "WYSTAW NALEŻNOŚĆ", aby otworzyć formularz wystawiania.
Jako zarządca możesz wystawiać faktury bezpośrednio w imieniu właściciela, z jego danymi i osobną numeracją - przeczytaj artykuł Wystawianie należności w imieniu właściciela. Comiesięczne faktury zautomatyzujesz z kolei dzięki Należnościom cyklicznym.
Krok 5 - opłać należność najemcy
Gdy najemca przeleje pieniądze, odnotuj wpłatę - FLATFLOW sam połączy ją z wystawioną fakturą i zaktualizuje statusy rozliczeń.
Otwórz formularz odnotowania wpłaty
Gdy najemca przeleje pieniądze, przejdź do zakładki "Transakcje" najemcy, pozostań w sekcji "Wpłaty" i kliknij przycisk "ODNOTUJ WPŁATĘ".
Krok 6 - opłać zobowiązanie wobec właściciela
Drugą stronę rozliczenia zamykasz wypłatą - odnotowaniem przelewu, który przekazujesz właścicielowi za zaksięgowane zobowiązanie.
Otwórz formularz odnotowania wypłaty
Gdy przelejesz właścicielowi jego pieniądze, przejdź do zakładki "Transakcje" właściciela, przełącz się na sekcję "Wypłaty" i kliknij przycisk "ODNOTUJ WYPŁATĘ".
Dalsze kroki
To wszystko - Twój podstawowy obieg pracy zarządcy w FLATFLOW jest gotowy. System będzie teraz sam pilnować terminów płatności najemców i zobowiązań wobec właścicieli oraz budować statystyki rentowności zarządzanego portfela.
Co warto poznać w następnej kolejności:
- Zobowiązania cykliczne - automatyczne księgowanie comiesięcznych zobowiązań,
- Należności cykliczne - automatyczne wystawianie comiesięcznych faktur,
- Wystawianie należności w imieniu właściciela - faktury z danymi i numeracją właściciela,
- Wynajem na pokoje - osobni najemcy i czynsze dla każdego pokoju.