Czy FLATFLOW integruje się z KSeF?
Tak, integracja z Krajowym Systemem e-Faktur jest planowana na koniec II kwartału 2026 r.
FLATFLOW będzie wspierał wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF - zarówno faktur wystawianych bezpośrednio przez firmę zarządzającą, jak i faktur wystawianych w imieniu właścicieli nieruchomości.
Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Najważniejsze zasady działania KSeF:
- Do KSeF muszą być przesyłane wyłącznie faktury sprzedażowe wystawiane firmom (przedsiębiorcom posiadającym NIP).
- Faktury wystawiane osobom fizycznym bez NIP nie podlegają obowiązkowi wysyłki do KSeF.
- Faktura zarejestrowana w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący oraz znacznik czasu (UPO - urzędowe poświadczenie odbioru).
- Dokument trafia do kontrahenta za pośrednictwem KSeF, a nie e-mailem.
- Faktura, która nie zostanie przyjęta przez KSeF, nie istnieje w obrocie prawnym.
- Faktura może zostać wystawiona w systemie (np. FLATFLOW), ale dopiero po przesłaniu do KSeF staje się dokumentem oficjalnym.
- Wysyłka faktury w PDF e-mailem nadal jest możliwa, jednak kluczowe znaczenie ma jej rejestracja w KSeF.
Harmonogram obowiązkowego KSeF
Zgodnie z aktualnymi komunikatami Ministerstwa Finansów:
- od 1 lutego 2026 r. - obowiązek obejmie firmy, których sprzedaż (łącznie z VAT) w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, w tym mikrofirmy oraz podatników zwolnionych z VAT,
- od 1 stycznia 2027 r. - zaczną obowiązywać kary i sankcje za brak korzystania z KSeF.
Faktury wystawiane przez firmę zarządzającą w imieniu właściciela
FLATFLOW będzie umożliwiał:
- konfigurację integracji z KSeF na poziomie oddziału (systemu firmy zarządzającej),
- oddzielną integrację KSeF dla każdego właściciela, który jest ustawiony w systemie jako wystawca dokumentów.
Dzięki temu firma zarządzająca będzie mogła wystawiać i wysyłać faktury do KSeF w imieniu właścicieli nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Automatyczne dodawanie faktur kosztowych od dostawców
Priorytetem jest wdrożenie podstawowej integracji z KSeF, czyli obsługa wysyłki faktur sprzedażowych.
Automatyczne pobieranie faktur kosztowych od zewnętrznych dostawców i ich księgowanie w FLATFLOW to funkcjonalność rozważana w kolejnych etapach rozwoju, po wdrożeniu integracji KSeF.
Automatyczna wysyłka faktur do KSeF
Ze względu na wymóg przesłania faktury do KSeF w dniu jej wystawienia, planowana jest opcja dodatkowej automatyzacji:
- faktury wystawione w FLATFLOW będą mogły zostać automatycznie wysłane do KSeF na koniec dnia, bez konieczności ręcznego zatwierdzania każdej z nich.
Eksport faktur do formatów JPK
Przy okazji wdrożenia integracji z KSeF, zostanie udostępniona możliwość pobrania faktur w formatach JPK_FA i JPK_VAT, co umożliwi łatwy import faktur do systemów księgowych.
Podsumowanie
- FLATFLOW będzie wspierał integrację z KSeF.
- Integracja w FLATFLOW planowana jest na koniec II kwartału 2026 r.
- Obsługiwane będą zarówno faktury własne, jak i faktury wystawiane w imieniu właścicieli nieruchomości.
- Automatyczne pobieranie faktur kosztowych od dostawców jest rozważane na późniejszym etapie.
- Przy okazji integracji z KSeF zostanie udostępniona możliwość eksportu faktur do formatów JPK.