Zarządzanie zgłoszeniami
Zgłoszenia w FLATFLOW porządkują całą obsługę usterek i spraw administracyjnych - od momentu, w którym najemca zgłasza problem, aż po jego rozwiązanie i zamknięcie sprawy z pełną historią zmian.
W tym artykule przeczytasz:
Jak działa cykl życia zgłoszenia?
Każde zgłoszenie przechodzi przez jasno zdefiniowane statusy, dzięki którym Ty i Twój zespół zawsze wiecie, na jakim etapie jest sprawa:
- Do zrobienia - status nadawany automatycznie każdemu nowemu zgłoszeniu,
- Zablokowane - gdy rozwiązanie wymaga czynników zewnętrznych,
- Zaplanowano rozwiązanie - wraz z datą i godziną planowanej naprawy,
- Rozwiązane - problem został usunięty, wraz z przyczyną rozwiązania,
- Zamknięte - sprawa oficjalnie zakończona.
Zgłoszenie może utworzyć każdy członek zespołu, wskazując jako osobę zgłaszającą siebie, najemcę lub właściciela. Do zgłoszenia przypisywana jest osoba odpowiedzialna (domyślnie opiekun techniczny nieruchomości), a wszystkie zmiany zapisują się w historii.
Zgłoszenie można zamknąć dopiero, gdy ma status "Rozwiązane" - a zamkniętego zgłoszenia nie można ponownie otworzyć. Dlatego zamknięcie wymaga komentarza podsumowującego, który zostaje w historii sprawy.
Od utworzenia do zamknięcia zgłoszenia
W poniższym przykładzie przeprowadzimy zgłoszoną przez najemcę awarię ogrzewania przez pełny cykl życia - od utworzenia, przez rozwiązanie, aż po zamknięcie sprawy.
Przejdź do listy zgłoszeń
Na stronie "Zgłoszenia" kliknij przycisk "+ DODAJ ZGŁOSZENIE", aby otworzyć formularz nowego zgłoszenia. Ten sam przycisk znajdziesz również w zakładce "ZGŁOSZENIA" na stronie nieruchomości.
Każda zmiana statusu, komentarz i wiadomość zapisują się w zakładce "HISTORIA" na stronie zgłoszenia - w każdej chwili możesz prześledzić pełny przebieg sprawy, od utworzenia do zamknięcia.
Dalsze kroki
Zgłoszenia współpracują z resztą FLATFLOW - z poziomu rozwiązanego zgłoszenia możesz jednym kliknięciem wystawić najemcy należność za naprawę, a prace wykonane przy zgłoszeniu rejestrować w zakładce "REJESTR PRAC". O wystawianiu należności przeczytasz w artykule Należności cykliczne oraz pozostałych artykułach kategorii Finanse.