Powiadomienia
FLATFLOW pilnuje terminów za Ciebie - sam wykrywa sprawy wymagające uwagi i przypomina o nich w aplikacji oraz na e-mailu. Ty decydujesz, o czym i z jakim wyprzedzeniem chcesz wiedzieć.
W tym artykule przeczytasz:
- O czym FLATFLOW przypomina
- Jak działają powiadomienia
- Przykład - kończąca się umowa z najemcą
- Dalsze kroki
O czym FLATFLOW przypomina
Powiadomienia są pogrupowane w zakładki, które odpowiadają obszarom Twojej pracy:
- Obłożenie - nieruchomości i pokoje, które od dłuższego czasu nie mają najemcy.
- Umowy - kończące się i zakończone umowy z najemcami oraz z właścicielami.
- Zobowiązania i Należności - nieodnotowane zobowiązania, niewystawione i niewysłane należności.
- Wypłaty i Wpłaty - opóźnione wypłaty do właścicieli, zaległe wpłaty najemców, nieopłacone i nierozliczone kaucje.
- Zgłoszenia - nowe i zmieniające status zgłoszenia serwisowe.
- Ubezpieczenia - kończące się i wygasłe polisy nieruchomości oraz najemców.
- Dokumenty - podpisane, zaakceptowane i odrzucone dokumenty.
Ustawienia powiadomień zapisują się osobno dla każdego oddziału, więc każdy portfel nieruchomości może mieć własne progi i sposoby powiadamiania. Część przypomnień - np. dotyczących umów z właścicielami - pojawia się tylko w oddziałach z formą własności "Zarządzanie".
Jak działają powiadomienia
Każde przypomnienie konfigurujesz osobno i decydujesz o trzech rzeczach:
- Czy ma być włączone - przełącznikiem przy nazwie przypomnienia.
- Z jakim wyprzedzeniem - liczba dni przed terminem (albo po nim, np. ile dni po zakończeniu umowy kaucja pozostaje nierozliczona). Nie wszystkie przypomnienia mają ten próg.
- Sposób powiadamiania - "Aplikacja" (dzwonek na górnym pasku), "E-mail" (wiadomość do aktywnych użytkowników oddziału) albo "Aplikacja + E-mail".
FLATFLOW sprawdza wszystkie warunki raz dziennie, więc przypomnienie pojawi się w dniu, który wynika z Twoich ustawień - bez konieczności odświeżania czegokolwiek ręcznie.
Przykład - kończąca się umowa z najemcą
Poniżej ustawiamy przypomnienie o kończącej się umowie z najemcą na 30 dni przed jej zakończeniem. Tak samo skonfigurujesz każde inne powiadomienie w FLATFLOW.
Gdzie znajdziesz ustawienia powiadomień
Ustawienia powiadomień otworzysz z menu konfiguracji na górnym pasku. Powiadomienia są pogrupowane w zakładki - m.in. "Obłożenie", "Umowy", "Należności", "Wpłaty", "Zgłoszenia" czy "Ubezpieczenia" - a każdy kafelek to osobne przypomnienie, które możesz włączyć lub wyłączyć.
Dalsze kroki
Jeśli wybierzesz sposób powiadamiania "E-mail" lub "Aplikacja + E-mail", to samo przypomnienie - z tytułem "Kończąca się umowa z najemcą" i informacją, za ile dni umowa dobiegnie końca - trafi także na adresy e-mail aktywnych użytkowników oddziału. Wiadomość zawiera link, który otwiera umowę bezpośrednio w FLATFLOW.
Powiadomienia dobrze uzupełniają się z Bieżącymi sprawami, czyli listą zadań na pulpicie - tam znajdziesz sprawy do zrobienia zebrane w jednym miejscu, bez czekania na przypomnienie.